Bewerbungsdossier Schweiz: Inhalt, Reihenfolge und Form

Die Bestandteile eines Schweizer Dossiers

Ein klassisches Dossier enthält vier Teile. Jeder beantwortet eine eigene Frage: Warum diese Stelle? Was hast du gemacht? Wie hast du gearbeitet? Was hast du gelernt?

Nicht ins Dossier gehören Unterlagen, die erst bei einer Anstellung wichtig werden oder vertraulich sind: Kopie von Pass oder Ausweis, alte Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Arztzeugnisse oder Betreibungsauszug. Verlangt das Inserat ausdrücklich etwas davon, legst du es bei. Sonst bleibt es bei dir.

• Motivationsschreiben: eine A4-Seite, auf diese Stelle und diese Firma zugeschnitten.
• Lebenslauf: deine Angaben, Berufserfahrung, Ausbildung und Sprachen im Überblick.
• Arbeitszeugnisse und Arbeitsbestätigungen deiner bisherigen Stellen.
• Diplome, Abschlüsse und Zertifikate, die zur Stelle passen.
• Allenfalls Referenzen: Namen und Telefonnummern von Personen, die über dich Auskunft geben, nur mit deren Einverständnis.

In welcher Reihenfolge die Unterlagen liegen

HR liest von vorne nach hinten. Deshalb liegt das, was am meisten über dich und die Stelle sagt, zuoberst. Innerhalb der Zeugnisse und Diplome gilt: das Neueste zuerst.

Wer viele Zeugnisse hat, muss nicht jedes beilegen. Wichtig sind die Stellen der letzten Jahre und jene, die zur neuen Stelle passen. Ein Zeugnis aus einer ganz anderen Branche vor langer Zeit darf weg, wenn es nichts Neues zeigt.

Stell das Dossier für jede Bewerbung neu zusammen. Das Motivationsschreiben ist ohnehin jedes Mal neu. Bei den Beilagen lohnt sich ein kurzer Blick aufs Inserat: Wird eine Sprache, ein Fahrausweis oder ein bestimmter Abschluss verlangt, gehört der passende Nachweis sichtbar dazu.

• Motivationsschreiben.
• Lebenslauf.
• Arbeitszeugnisse, das neueste zuerst.
• Diplome und Zertifikate, das wichtigste oder neueste zuerst.
• Weitere Unterlagen, falls das Inserat sie verlangt.

Der Lebenslauf nach Schweizer Gepflogenheit

Üblich sind in der Schweiz ein aktuelles Foto mit neutralem Hintergrund, dein Geburtsdatum und deine Nationalität. Bist du nicht Schweizerin oder Schweizer, nennst du deine Aufenthaltsbewilligung, zum Beispiel Ausweis B oder C. Das ist Gepflogenheit, keine Pflicht. Du entscheidest, was du angibst.

Bei der Berufserfahrung steht die aktuelle oder letzte Stelle zuoberst, danach die früheren. Zu jeder Stelle gehören Zeitraum, Firma, Funktion und die wichtigsten Aufgaben in wenigen Stichworten. Bei den Sprachen beginnst du mit deiner Muttersprache und nennst für jede weitere dein Niveau, etwa „Französisch B2" oder „Englisch gut".

Zwei Seiten reichen meist. Lücken erklärst du kurz und ehrlich: Weiterbildung, Familienzeit, Reise, Stellensuche. Eine erklärte Lücke wirft weniger Fragen auf als eine verschwiegene.

Vollzeugnis, Arbeitsbestätigung und Zwischenzeugnis

In der Schweiz hast du Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Das Obligationenrecht hält in Art. 330a fest, dass du jederzeit ein Zeugnis verlangen kannst, das sich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über deine Leistungen und dein Verhalten ausspricht. Das nennt man Vollzeugnis.

Auf deinen besonderen Wunsch beschränkt sich das Zeugnis auf Art und Dauer der Anstellung. Das ist die Arbeitsbestätigung. Sie ist kurz und neutral, sagt aber nichts über deine Arbeit. HR fragt sich dann oft, warum. Wo es geht, ist das Vollzeugnis deshalb die bessere Wahl.

Weil du das Zeugnis jederzeit verlangen kannst, darfst du auch während einer laufenden Anstellung darum bitten. Das ist das Zwischenzeugnis. Es lohnt sich zum Beispiel bei einem Wechsel der Vorgesetzten, einer neuen Funktion oder wenn du dich aus einer Stelle heraus bewirbst.

Lies jedes Zeugnis, sobald du es bekommst. Stimmen Name, Geburtsdatum, Zeitraum, Funktion und Aufgaben? Fehlt eine wichtige Aufgabe oder ist ein Datum falsch, bitte deinen Arbeitgeber freundlich um eine Korrektur. Das ist einfacher, solange sich alle noch gut an deine Arbeit erinnern.

Dateien, Scans und Dateinamen

Digital eingereichte Dossiers gehen meist als PDF. Ob ein einziges PDF oder je Unterlage eine eigene Datei, sagt oft das Inserat oder das Portal. Steht nichts, ist ein einziges PDF in der richtigen Reihenfolge der sichere Weg. Word-Dateien schickst du nicht: Sie sehen auf jedem Computer anders aus und lassen sich verändern.

Zeugnisse und Diplome auf Papier scannst du gerade, vollständig und gut lesbar, jede Seite ganz. Ein Foto mit dem Handy auf dem Küchentisch wirkt schnell unordentlich. Achte darauf, dass die Datei nicht unnötig gross wird, damit sie problemlos per E-Mail oder im Portal ankommt.

Gib jeder Datei einen Namen, der ohne Öffnen verrät, was drin ist: Nachname, Vorname und Inhalt, zum Beispiel „Muster_Lea_Lebenslauf.pdf". Namen wie „Scan_0012.pdf" oder „Dokument1.pdf" landen bei HR im falschen Ordner.

Portal, Formular oder E-Mail

Gibt das Inserat einen Weg vor, nimmst du genau diesen. Verlangt die Firma ein Bewerbungsportal oder ein Formular, lädst du dort deine Dateien hoch und schickst nicht zusätzlich eine E-Mail. Füll im Portal alle Pflichtfelder sorgfältig aus, auch wenn sie den Lebenslauf wiederholen.

Bewirbst du dich per E-Mail, schreibst du einen kurzen Begleittext von zwei, drei Sätzen: welche Stelle, dass die Unterlagen angehängt sind, und freundliche Grüsse mit deinen Kontaktangaben. Das eigentliche Motivationsschreiben liegt als PDF im Anhang. Hänge die Dateien direkt an, statt einen Link auf einen Cloud-Ordner zu schicken, ausser die Firma wünscht es so.

Bevor du sendest, öffne jede Datei noch einmal selbst. Sind alle Seiten da und lesbar? Stimmen Stellentitel, Firmenname und Kontaktperson im Motivationsschreiben? Passt der Betreff der E-Mail zur Stelle im Inserat? Diese kurze Kontrolle erspart dir die unangenehme zweite E-Mail mit dem vergessenen Anhang.