Dossier de candidature en Suisse: contenu, ordre et forme

Les éléments d’un dossier suisse

Un dossier classique contient quatre parties. Chacune répond à sa propre question: pourquoi ce poste? Qu’as-tu fait? Comment as-tu travaillé? Qu’as-tu appris?

N’ont pas leur place dans le dossier les documents qui ne deviennent importants qu’à l’engagement ou qui sont confidentiels: copie du passeport ou de la carte d’identité, anciens contrats de travail, fiches de salaire, certificats médicaux ou extrait du registre des poursuites. Si l’annonce demande expressément l’un d’eux, tu le joins. Sinon, il reste chez toi.

• Lettre de motivation: une page A4, taillée pour ce poste et cette entreprise.
• CV: tes données personnelles, ton expérience professionnelle, ta formation et tes langues en un coup d’œil.
• Certificats de travail et attestations de travail de tes emplois précédents.
• Diplômes, titres et certificats qui correspondent au poste.
• Éventuellement des références: noms et numéros de téléphone de personnes qui peuvent donner des renseignements sur toi, uniquement avec leur accord.

Dans quel ordre placer les documents

Les RH lisent du début à la fin. C’est pourquoi ce qui en dit le plus sur toi et sur le poste se trouve tout devant. Pour les certificats et les diplômes, la règle est: le plus récent en premier.

Si tu as beaucoup de certificats, tu n’as pas besoin de tous les joindre. Ce qui compte, ce sont les postes des dernières années et ceux qui correspondent au nouveau poste. Un certificat d’une tout autre branche datant d’il y a longtemps peut être laissé de côté s’il n’apporte rien de nouveau.

Recompose le dossier pour chaque candidature. La lettre de motivation est de toute façon nouvelle à chaque fois. Pour les annexes, un coup d’œil à l’annonce vaut la peine: si une langue, un permis de conduire ou un diplôme précis est demandé, la preuve correspondante doit bien être visible.

• Lettre de motivation.
• CV.
• Certificats de travail, le plus récent en premier.
• Diplômes et certificats, le plus important ou le plus récent en premier.
• Autres documents, si l’annonce les demande.

Le CV selon les usages suisses

En Suisse, il est d’usage d’ajouter une photo récente sur fond neutre, ta date de naissance et ta nationalité. Si tu n’es pas de nationalité suisse, tu indiques ton autorisation de séjour, par exemple permis B ou C. C’est un usage, pas une obligation. C’est toi qui décides ce que tu indiques.

Pour l’expérience professionnelle, le poste actuel ou le dernier figure en haut, puis les précédents. Pour chaque poste, indique la période, l’entreprise, la fonction et les tâches principales en quelques mots-clés. Pour les langues, commence par ta langue maternelle et donne ton niveau pour chacune des autres, par exemple «allemand B2» ou «anglais bon niveau».

Deux pages suffisent en général. Les lacunes, tu les expliques brièvement et honnêtement: formation continue, temps consacré à la famille, voyage, recherche d’emploi. Une lacune expliquée soulève moins de questions qu’une lacune passée sous silence.

Certificat complet, attestation de travail et certificat intermédiaire

En Suisse, tu as droit à un certificat de travail. Le Code des obligations prévoit à l’art. 330a CO que tu peux demander en tout temps un certificat portant sur la nature et la durée des rapports de travail ainsi que sur la qualité de ton travail et ta conduite. On l’appelle certificat de travail complet.

À ta demande expresse, le certificat se limite à la nature et à la durée de l’emploi. C’est l’attestation de travail. Elle est courte et neutre, mais ne dit rien sur ton travail. Les RH se demandent alors souvent pourquoi. Quand c’est possible, le certificat complet est donc le meilleur choix.

Comme tu peux demander le certificat en tout temps, tu peux aussi le demander pendant un emploi en cours. C’est le certificat intermédiaire. Il vaut la peine par exemple lors d’un changement de supérieur, d’une nouvelle fonction ou si tu postules alors que tu es encore en poste.

Lis chaque certificat dès que tu le reçois. Le nom, la date de naissance, la période, la fonction et les tâches sont-ils justes? S’il manque une tâche importante ou si une date est fausse, demande aimablement une correction à ton employeur. C’est plus simple tant que tout le monde se souvient bien de ton travail.

Fichiers, scans et noms de fichiers

Les dossiers envoyés sous forme numérique partent en général en PDF. Un seul PDF ou un fichier par document? L’annonce ou le portail le précise souvent. Si rien n’est indiqué, un seul PDF dans le bon ordre est la voie sûre. N’envoie pas de fichiers Word: ils s’affichent différemment sur chaque ordinateur et peuvent être modifiés.

Les certificats et diplômes sur papier, tu les scannes droits, complets et bien lisibles, chaque page en entier. Une photo prise au téléphone sur la table de la cuisine fait vite négligé. Veille à ce que le fichier ne soit pas inutilement lourd, pour qu’il arrive sans problème par e-mail ou sur le portail.

Donne à chaque fichier un nom qui dit ce qu’il contient sans devoir l’ouvrir: nom, prénom et contenu, par exemple «Modele_Lea_CV.pdf». Des noms comme «Scan_0012.pdf» ou «Document1.pdf» finissent dans le mauvais dossier chez les RH.

Portail, formulaire ou e-mail

Si l’annonce prévoit une voie, tu prends exactement celle-là. Si l’entreprise demande un portail de candidature ou un formulaire, tu y télécharges tes fichiers et tu n’envoies pas d’e-mail en plus. Remplis soigneusement tous les champs obligatoires du portail, même s’ils répètent le CV.

Si tu postules par e-mail, écris un court message d’accompagnement de deux ou trois phrases: quel poste, que les documents sont en pièce jointe, et des salutations avec tes coordonnées. La lettre de motivation elle-même est jointe en PDF. Joins les fichiers directement plutôt que d’envoyer un lien vers un dossier dans le cloud, sauf si l’entreprise le souhaite ainsi.

Avant d’envoyer, ouvre toi-même chaque fichier une dernière fois. Toutes les pages sont-elles là et lisibles? L’intitulé du poste, le nom de l’entreprise et la personne de contact sont-ils justes dans la lettre de motivation? L’objet de l’e-mail correspond-il au poste de l’annonce? Ce bref contrôle t’évite le désagréable deuxième e-mail avec la pièce jointe oubliée.