Candidatura in ufficio e nell’amministrazione: trovare posti, preparare i documenti

Titoli commerciali in Svizzera: cosa c’è dietro le denominazioni

In Svizzera la formazione commerciale di base è il punto di riferimento per il lavoro d’ufficio. Gli annunci per gestione pratiche, segretariato o ricezione chiedono di solito un titolo commerciale, spesso completato da un settore o da una formazione continua. Indica quindi il tuo titolo come si chiama ufficialmente e aggiungi il settore in cui hai fatto il tirocinio. Un tirocinio in un’assicurazione, in una banca o in un’amministrazione comunale dice subito all’ufficio del personale quali procedure conosci già.

• Impiegata o impiegato di commercio CFP: formazione di base di due anni con certificato federale di formazione pratica, accento sui lavori d’ufficio generali come ricezione, telefono e archiviazione. Con un buon risultato è possibile un tirocinio abbreviato per l’AFC.
• Impiegata o impiegato di commercio AFC: tirocinio di tre anni in un’azienda o quattro anni in una scuola media di commercio. È il titolo a cui pensano la maggior parte degli annunci per la gestione pratiche.
• Maturità professionale: possibile in parallelo al tirocinio con ottimi risultati, apre la strada a una scuola universitaria professionale.
• Esami di professione con attestato professionale federale, per esempio specialista in risorse umane, specialista in finanza e contabilità, assistente di direzione.
• Esami professionali superiori con diploma federale, per esempio responsabile delle risorse umane o esperta o esperto in finanza e controlling.

Dove vengono pubblicati i posti d’ufficio

Posti commerciali ce ne sono in quasi ogni settore: assicurazioni e banche, fiduciarie, amministrazione pubblica, ospedali, scuole, industria e commercio. Di conseguenza gli annunci sono sparsi. Li trovi sui grandi portali di lavoro, sul Job-Room di arbeit.swiss, sulle pagine carriera delle aziende e presso cantoni e comuni, che spesso pubblicano i loro posti solo sul proprio sito. Per impieghi a tempo determinato e sostituzioni molte ditte collaborano con agenzie di collocamento e agenzie di lavoro temporaneo.

Visto che ogni ditta chiama il posto in modo diverso, conviene una lista fissa di parole chiave: «impiegata di commercio», «collaboratrice amministrativa», «amministrazione», «assistente», «back office», «ricezione» e le rispettive forme maschili. Proprio nell’amministrazione pubblica lo stesso lavoro a volte si chiama «funzionaria amministrativa» o «segretaria amministrativa».

Cosa mettere nel dossier di candidatura per l’ufficio

In ufficio il dossier stesso è una prova di lavoro. Chi si occupa del personale guarda a un ordine pulito, nomi dei file coerenti e testi senza errori. Un unico PDF con indice o pochi file con nomi chiari fanno un’impressione più ordinata di una pila di singole scansioni.

• Lettera di motivazione, una pagina, su misura per il posto e il settore concreti.
• CV con i tuoi compiti per ogni posto, non solo con i titoli delle funzioni: contabilità creditori, offerte, gestione appuntamenti, ricezione.
• Attestato federale di capacità o certificato federale di formazione pratica, con una formazione continua l’attestato professionale o il diploma.
• Certificati di lavoro e certificati intermedi, completi e in ordine cronologico.
• Diplomi di lingua con il livello, se li hai, per esempio un certificato d’inglese o di francese.
• Attestazioni di corsi di contabilità, amministrazione del personale o di un software specifico.

La lettera di motivazione in ufficio: quattro punti che contano

Molte lettere nel settore ufficio suonano uguali: «precisa, affidabile, con spirito di squadra». L’ufficio del personale legge queste parole a decine. Convince di più quello che hai fatto concretamente e con quali strumenti. Questi quattro punti rendono una lettera concreta:

• Titolo e ambito principale nel primo paragrafo, per esempio «impiegata di commercio AFC con tre anni di esperienza nella contabilità debitori».
• I programmi con cui lavori ogni giorno, con il loro nome: il sistema ERP, il software di contabilità, Excel con le tabelle pivot. Delle generiche «buone conoscenze informatiche» dicono poco.
• Le tue lingue con una valutazione onesta e un esempio di dove le usi, per esempio richieste della clientela in francese.
• Una procedura che hai migliorato o di cui ti sei presa carico: un archivio che hai digitalizzato o una sostituzione che hai gestito in autonomia.

Lingue, software e cambio di settore: cosa fa la differenza in ufficio

In Svizzera le lingue in ufficio sono spesso la differenza decisiva. Chi ha a che fare con clienti o colleghi in un’altra regione linguistica ha bisogno del tedesco o del francese, e in molte ditte ci vuole anche l’inglese. Indica il tuo livello secondo il Quadro comune europeo di riferimento, per esempio «francese B2», e sii onesto/a. Al colloquio una parte si svolge volentieri nella lingua straniera.

Per il software vale la stessa precisione. Molti annunci citano un sistema ERP preciso come SAP o Abacus. Se non conosci proprio quello ma uno simile, scrivilo così: «Esperienza con un sistema ERP nella gestione degli ordini, mi familiarizzo volentieri con SAP.» È più credibile di un’affermazione che viene a galla il primo giorno di lavoro.

Senza un titolo commerciale l’ingresso è più difficile, ma non impossibile. L’esperienza nella vendita, nella logistica o nella ristorazione porta spesso proprio ciò che serve in ufficio: contatto con la clientela, ordinazioni, conteggi di cassa, piani dei turni. Descrivi questi compiti in modo concreto nel CV. Chi ha diversi anni di esperienza professionale può recuperare il titolo da adulto: la qualifica professionale per adulti secondo l’art. 32 dell’ordinanza sulla formazione professionale richiede almeno cinque anni di esperienza professionale, una parte dei quali nel settore commerciale. Se frequenti un percorso del genere, va inserito nella candidatura.

Colloquio di lavoro e prova pratica

Nel settore ufficio il colloquio include spesso una piccola prova pratica: una lettera, un esercizio in Excel, un breve testo in una lingua straniera o un test al computer. Quando ricevi l’invito chiedi pure se è previsto qualcosa del genere. Così puoi prepararti in modo mirato invece di essere preso/a alla sprovvista.

Le domande tipiche riguardano il tuo modo di lavorare: come tieni la visione d’insieme con molti compiti contemporaneamente? Cosa fai se una fattura non torna e la cliente al telefono ha fretta? Come tratti i dati confidenziali? Per ogni domanda pensa a un esempio vero della tua quotidianità. E fai tu delle domande: sull’inserimento, sul software, sulla sostituzione nel team.